Como controlar a entrada e saída de aparelhos na assistência técnica
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Controlar corretamente a entrada e saída de aparelhos na assistência técnica é essencial para evitar perdas, trocas indevidas, atrasos e conflitos com clientes. Quando esse controle falha, o prejuízo não é apenas financeiro, mas também de reputação.
Neste artigo, você vai aprender como organizar esse controle de forma prática, mesmo em assistências pequenas, e quais processos ajudam a manter tudo sob controle.
Por que o controle de entrada e saída é tão importante?
Sem um controle eficiente, é comum acontecer:
Aparelhos extraviados
Troca de celulares entre clientes
Falta de informação sobre status
Dificuldade para localizar aparelhos
Discussões na hora da entrega
Um bom controle garante:
Organização interna
Segurança para o cliente
Agilidade no atendimento
Profissionalismo
Entrada de aparelhos: como fazer do jeito certo
Registro completo no recebimento
Todo aparelho que entra na assistência deve ser registrado.
No mínimo, registre:
Nome e contato do cliente
Modelo do aparelho
IMEI (quando possível)
Estado físico
Acessórios entregues
Defeito relatado
Esse registro deve ser feito antes de o aparelho sair do balcão.
Abertura imediata da ordem de serviço
A ordem de serviço é o documento que identifica oficialmente o aparelho dentro da assistência.
Ela deve conter:
Número único de identificação
Data e hora de entrada
Status inicial do serviço
Nunca aceite aparelhos “sem OS”. Esse é um dos erros mais comuns e perigosos.
Identificação física do aparelho
Além do registro digital ou em papel:
Use etiquetas com número da OS
Separe os aparelhos por status ou setor
Evite deixar celulares soltos no balcão
A identificação visual evita trocas e confusões.
Controle interno durante o reparo
Status claro para cada aparelho
Cada aparelho deve ter um status definido:
Em análise
Aguardando aprovação
Em reparo
Pronto para retirada
Isso facilita:
Localização rápida
Atendimento ao cliente
Organização da bancada técnica
Registro de movimentações internas
Sempre que o aparelho:
Trocar de técnico
Mudar de setor
Ficar aguardando peça
Essa movimentação deve ser registrada na ordem de serviço.
Isso cria rastreabilidade e evita dúvidas.
Saída de aparelhos: como evitar problemas na entrega
Conferência antes da entrega
Antes de liberar o aparelho:
Verifique se o serviço foi concluído
Confira se os testes foram realizados
Confirme se o aparelho corresponde à OS
Nunca entregue aparelhos com informações incompletas.
Entrega ao cliente com registro formal
No momento da saída:
Confirme os dados do cliente
Mostre o aparelho funcionando
Finalize a ordem de serviço
Registre pagamento e garantia
A saída precisa ser tão bem registrada quanto a entrada.
Controle de aparelhos não retirados
Aparelhos esquecidos geram:
Ocupação de espaço
Risco de perda
Problemas legais
Crie regras claras para:
Prazo máximo de retirada
Comunicação com o cliente
Registro de tentativas de contato
Tudo deve estar documentado.
Entrada e saída no papel x controle digital
O controle manual funciona, mas apresenta riscos:
Perda de informações
Falta de histórico
Dificuldade de busca
Erros humanos
Com um sistema de gestão:
Cada aparelho tem histórico completo
Entrada e saída ficam registradas
Status é atualizado em tempo real
O controle se torna muito mais seguro
Erros comuns no controle de aparelhos
Evite:
Receber aparelhos sem OS
Não registrar acessórios
Não identificar fisicamente o celular
Entregar sem conferência
Confiar apenas na memória
Esses erros simples causam grandes prejuízos.
Benefícios de um controle eficiente
Redução de perdas
Menos conflitos com clientes
Mais agilidade no atendimento
Organização interna
Imagem profissional
Controlar a entrada e saída de aparelhos na assistência técnica é uma prática básica, mas essencial para o bom funcionamento do negócio.
Com processos claros, registro adequado e uso de ordem de serviço, sua assistência se torna mais organizada, segura e profissional. Automatizar esse controle é o próximo passo natural para quem deseja crescer sem perder o controle.
