Como escolher o sistema de gestão para a empresa

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Como escolher o sistema de gestão para organizar as tarefas que precisam ser executadas pelas pessoas que compõe a equipe da empresa? Esses softwares são ferramentas de 'otimização' de processos internos e de ganho de produtividade.

No âmbito das pequenas empresas, é normal que muitas tarefas operacionais sejam efetuadas por equipes muito reduzidas. Em decorrência disso, o tempo investido no desenvolvimento de estratégias que possam trazer resultados de crescimento para o negócio acaba também sendo muito reduzido. 

A menos que a empresa tenha um sistema de gestão implantado

Preparamos esse artigo para aqueles empreendedores que estão buscando o melhor sistema de gestão. Realmente comprometidos com o crescimento de seus negócios e que não possam perder tempo tentando fazer o gerenciamento da empresa com métodos obsoletos.

Se você é um deles, continue lendo para entender como um sistema de gestão funciona, e quais são os grandes benefícios obtidos com esse tipo de software. De inicio precisamos definir que, ao fazer a escolha de um sistema para o seu negócio você precisa compreender muito bem o que é um sistema de gestão.

A primeira questão: o que é um sistema de gestão?

Um bom sistema de gestão para empresas é um software focado no gerenciamento das tarefas mais importantes que devem ser efetuadas numa empresa. Sendo que um bom sistema de gestão automatiza os processos operacionais do negócio, uma ferramenta indispensável para as pequenas empresas.

Dessa maneira, você e sua equipe tem mais tempo para focar em estratégias que possam elevar o volume de vendas da empresa, por exemplo.

Já que um bom sistema de gestão reúne todos os dados do negócio, você, enquanto administrador tem uma visão muito mais aguçada de todo o cenário da empresa, é a famosa 'visão 360°'. Saber tudo à qualquer momento e em qualquer lugar. Concorda que algo assim facilitaria muito a sua vida?

Quais são os tipos de sistema de gerenciamento e quais suas aplicações?

Basicamente temos dois tipos de sistemas de gestão de empresas: o ERP e o CRM.

ERP - Sistema de gestão para controle administrativo

A sigla ERP vem de 'Enterprise Resource Planning', e quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais ou Compilação de Fontes de Dados do Negócio.

Um programa cuja missão é de compilar, reunir e classificar os dados (informações) da empresa, assim como dar suporte a questão fiscal, emissão de Notas e Cupons Fiscais.

Dessa forma, o ERP é a ferramenta perfeita para o gerenciamento (gestão) de dados tais como: compras e faturamento, informações sobre o quadro de funcionários, entrada e saída de valores.

Além disso um sistema de gestão pode auxiliar na identificação de boas oportunidades de negócios, incremento das vendas.

CRM - Sistema de gerenciamento para atendimento à clientes

Já um CRM, Customer Relationship Management ou em tradução livre, Gestão de Relacionamento com Clientes, é a solução que possibilita o gerenciamento de contatos comerciais que a empresa mantém com seus clientes efetivos e futuros clientes.

Um sistema de gestão CRM organiza todos os dados criando um histórico de contatos no cadastro de cada cliente. Dessa forma fica muito mais fácil identificar o estágio em que cada cliente está na jornada de compra.

Agora imagine fazer toda essa compilação de dados financeiros e informações sobre clientes sem um bom sistema de gestão, usando planilhas do Excel ou livro-caixa, blocos de pedidos, blocos de ordens de serviço, e o controle de estoque então.

Isso teria um impacto negativo bastante significativo nos resultados da empresa, pode não parecer num primeiro momento. Porém, pequenas distrações, pequenos erros, pequenos períodos de tempo que perdemos no dia a dia acabam resultando em prejuízo no final das contas.

É quando você faz o balanço no final do ano e não consegue entender como teve uma margem de lucro tão abaixo do esperado ou como o estoque não fecha.

Qual o momento certo para contratar um sistema de gestão?

Quando o volume de negócios começa a crescer de maneira que já fica difícil ao empreendedor conseguir memorizar todos os dados, contas a pagar, contas a receber, ordens de serviço abertas, em andamento ou já finalizadas. Além de preço dos produtos e serviços, a lista de informações pode ser enorme.

Este é o momento de contratar um sistema de gestão na nuvem para começar a organizar as informações do negócio.

Mais produtividade com menos preocupação. Mais assertividade com menos retrabalho. A verdade é que quanto antes você organizar as informações do negócio mais tempo vai sobrar para pensar em formas (estratégias) de crescimento.

Segundo dados do Sebrae, mais da metade das pequenas empresas fecha as portas antes dos primeiros três anos de existência justamente por causa da falta de preparo e organização do empreendedor.

E é neste cenário em que um sistema de gestão entra como a ferramenta moderna e acessível para suprir a falta de organização dos negócios.

Então enumeramos os quatro pontos mais importantes, onde um sistema de gestão pode ajudar o seu negócio

1. Ganho de produtividade com um sistema de gerenciamento

Como o sistema de gestão MarkupEmpresa é construídos de forma modular, sendo que há integração total entre os módulos, todos os processos da empresa são automatizados. Isso resulta em menor investimento de tempo por parte do empreendedor ou de seus colaboradores na execução das tarefas.

2. O sistema de gerenciamento promovendo o fim do retrabalho, minimizando os erros

Quando você implementa um sistema de gestão para integrar os processos internos, você anula o fator humano da equação. Possíveis erros cometidos pelos operadores estão agora reduzidos ao máximo. Isso porque, o sistema 'trava' qualquer ação que possa incorrer em erro de cálculo ou de anotação errada das informações.

3. Organização dos processos internos de forma mais clara empregando o sistema de gestão

Com a implantação do sistema de gestão há um movimento natural de padronização dos processos da empresa e isso resulta em maior clareza e transparência, fica mais fácil enxergar o panorama do negócio no dia a dia.

4. Mais informação disponível no sistema de gerenciamento, menos esforço empregado

Tomar uma decisão importante como fazer uma grande compra, sem saber qual será o fluxo de caixa disponível para os próximos meses pode ser temeroso, para dizer o mínimo. Mas se ao tomarmos a decisão tivermos uma fonte de informações crível e ágil, fica muito mais fácil fazer qualquer investimento que afete o futuro do negócio.

Assim, podemos entender que a principal função de um sistema de gestão é facilitar o acesso às informações da empresa sob um único paradigma:

"O de ser o ponto de partida para aqueles empreendedores que estão realmente comprometidos com o crescimento de seus negócios e que se esforçam numa administração mais eficaz e lucrativa."

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