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Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência

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A contabilidade registra a vida financeira de uma empresa e esses dois métodos oferecem visões diferentes sobre esta empresa. Por isso, vamos utilizá-los para fins diversos, fazendo com que todos contribuam à sua maneira e, ao mesmo tempo, tornando o panorama do que acontece na empresa, mais próximo da realidade.

Com isso em mente, neste artigo, veremos as diferenças e empregos desses modelos. Fique conosco e veja tudo sobre regime de caixa e regime de competência. Boa leitura!

O que é um evento contábil?

Antes de explicar a diferença entre regime de caixa e regime de competência, gostaríamos de definir o que é um evento contábil. Essa noção é importante para a compreensão dos modelos mencionados.

Na contabilidade, todo movimento que afeta ou pode afetar o patrimônio da empresa dá origem a eventos, ou lançamentos contábeis. Isso acontece em situações como compras, vendas, pagamento de salários, dentre outras.

Nesse sentido, o regime de caixa e regime de competência são formas de registrar esses eventos.

De forma mais sucinta, podemos dizer que o regime de caixa pode ser o modelo mais simples de ser adotado, pois, leva em consideração receitas e despesas na data do recebimento ou pagamento (data do evento), não levando em consideração o momento em que as operações, (compras parceladas), por exemplo, são realizadas.

O método de regime de competência está preparado para representar mais fielmente a situação financeira em que se encontra a empresa, considerando as despesas depois de geradas e não depois de efetivamente pagas.

Essa seria uma diferenciação direta entre os dois conceitos, porém, como todos sabemos,  para uma compreensão mais ampla é necessário avançar mais na definição. Portanto, vamos em frente para entender a diferença entre os dois modelos  em profundidade.

O que é o regime de caixa?

No regime de caixa, o evento é registrado no momento em que ocorre a movimentação financeira, ou seja, a data do pagamento ou recebimento é considerada como se fosse a movimentação de uma conta-corrente.

Para deixar isso mais claro, considere o exemplo a seguir:

Imagine que uma empresa comprou determinado produto de um fornecedor e optou por pagar em duas parcelas, uma em 30 e a outra em 60 dias. Nesse caso, pelo regime de caixa, a aquisição do fornecedor somente seria contabilizada (lançada) na data do pagamento da parcela primária, ou seja, no prazo de 30 dias. No mês subsequente, após completar 60 dias, seria feito o lançamento da segunda parcela.

Isso vale também para os recebimentos de clientes, sendo os recebimentos lançados na hora em que o cliente faz o pagamento e o restante somente após 30 dias (ou conforme negociado).

Uma característica do regime de caixa é que ele está mais ligado à receita. Por esse motivo, o modelo costuma ser empregado por gestores para avaliar a situação financeira da empresa no curto prazo.   

Com ele, o gestor pode visualizar com precisão o movimento de um determinado período. Basta adicionar ou retirar valores do saldo que está no caixa no momento do desembolso das operações, sem previsões ou projeções.

Observando os recebimentos de cada período, as empresas classificadas no regime de lucro presumido, além das micro e pequenas empresas, podem fazer a contabilidade e pagar os impostos pelo regime de caixa.

É a opção mais simples quando comparada com o regime de competência. É no regime de caixa que as demonstrações financeiras são feitas, como a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).

E o que é regime de competência?

No regime de caixa a contabilidade é mais fácil de ser feita. Porém, o regime de competência oferece boas vantagens, principalmente no que diz respeito às empresas maiores, que constantemente devem enviar relatórios financeiros a terceiros.

É bom lembrar que, oficialmente, esse costuma ser o regime obrigatório para médias e principalmente grandes empresas.

No regime de competência, as receitas e despesas são registradas à medida que ocorrem, considerando a data do fato gerador, independentemente de haver pagamentos ou recebimentos. Neste caso, ainda usando o exemplo da empresa que comprou de seus fornecedores e pagou parcelado em duas vezes, no regime de competência, o valor total é contabilizado (lançado no caixa) assim que a fatura é emitida pelo fornecedor, independente da quantidade e valor das parcelas.

Da mesma forma, na venda de um determinado produto, o valor deve ser integralmente contabilizado no momento da venda, quer o cliente tenha ou não negociado uma entrada e o restante do pagamento tenha ficado para 30, ou 60 dias, por exemplo.

Com o regime de competência, é possível fazer o planejamento de investimentos a serem efetuados no futuro, de uma maneira muito mais simplificada, uma vez em que as transações financeiras já foram lançadas na data do fato gerador, independentemente de  terem sido pagas.

Além disso, o regime de competência permite que se faça uma avaliação da depreciação. Com ele, é possível fazer projeções com base no relatório de resultados do ano, denominado balanço, e verificar se a empresa apresentou lucro ou prejuízo em determinado período.

Como isso funciona na prática?

Podemos usar o exemplo do cliente de uma administradora de cartão de crédito para ilustrar de forma prática as diferenças entre o regime de caixa e regime de competência. Imagine um indivíduo que ganha R$ 2.000 e que gastou metade desse valor com seu cartão de crédito, fazendo muitas compras ao longo do último mês.

Seu cartão expira no dia 10 do mês subsequente (data do pagamento da fatura) e esta pode ser a data do regime de caixa, ou seja, a data em que essa pessoa vai, efetivamente, pagar a conta. A ‘competência das despesas’ é a data em que cada compra foi efetuada no mês ANTERIOR ao mês do pagamento, mais precisamente a data em que ocorreu o ‘fato gerador’ (o ato da compra), de todas as despesas.

No exemplo, a pessoa tem R$ 2.000 em renda e R$ 1.000 em pagamentos, o que sugere que, analisando um DRE, haveria um lucro de R$ 1.000. Agora, imagine que o salário da pessoa sempre caia no dia 15. Mas como o vencimento ocorre no dia 10, a operadora do cartão consideraria o usuário como devedor por cinco dias, assim, analisando por meio de um DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa), teríamos um déficit de caixa por alguns dias.

Imaginemos outra situação:

uma empresa que, por exemplo, compra R$ 10.000 em mercadorias em janeiro e negocia o pagamento em duas vezes, sendo uma parcela de R$ 5.000 em 30 dias e outra de R$ 5.000, em 60 dias. No regime de competência, esse valor deve ser lançado de forma integral na contabilidade do mês de janeiro, com R$ 10 mil de saída naquele mês, independentemente de o valor não ter sido efetivamente pago.

No caso do regime de caixa, nada é lançado dentro do mês de janeiro, pois, os lançamentos só acontecerão em fevereiro e março, quando os valores forem efetivamente pagos. Assim, olhando o resultado, pelo regime de caixa, os números não mostrariam o fato gerador no mês de janeiro.

Como no exemplo do cartão de crédito, após o fechamento da fatura, como o pagamento só será feito na data do vencimento, o valor não fica momentaneamente registrado no controle financeiro.

Então, qual é a diferença entre o regime de caixa e regime de competência?

O “x” da questão para diferenciar o regime de caixa do regime de competência é como os lançamentos são registrados. Na verdade, essas designações obedecem a critérios diferentes.

Eles determinam quando ocorreu uma despesa, por exemplo (regime de competência) e quando uma receita/despesa foi efetivamente realizada – paga/recebida – (regime de caixa).

No primeiro caso, a entrada ou saída é registrada na data em que o evento ocorreu (regime de competência), independentemente de o pagamento ocorrer posteriormente.

Assim, uma venda realizada em janeiro é registrada no mês de sua ocorrência (regime de competência), independentemente de o pagamento ser realizado apenas em fevereiro.

Na verdade, o que importa do ponto de vista da contabilidade no regime de competência é, o denominado, fato gerador, ou seja, a data que deu origem à ocorrência do evento contábil.

No segundo caso (regime de caixa), o registro contábil (lançamento) é feito no momento em que a despesa ou receita foi efetivamente paga ou recebida.

Portanto, considerando que  uma aquisição tenha sido realizada em janeiro e paga no mês seguinte, diremos que, pelo regime de caixa, o lançamento seria datado (registrado) apenas em fevereiro.

Resumindo

Regime de competência:

Uma despesa ou receita é realizada (lançada, contabilizada) na data em que gerou o evento contábil, independente de o pagamento ou recebimento ter efetivamente ocorrido;

Regime de caixa:

Ocorre quando uma despesa ou uma receita é realizada (lançada, contabilizada) na data em que foi efetivamente paga ou recebida.

Com efeito, essas duas abordagens tendem a produzir visões (panoramas, cenários) diferentes sobre uma empresa.

Observe estes exemplos:

Evento Contábil (fato gerador)

Regime de Competência

Regime de Caixa

Aquisição de maquinário feita em 06/01/2022 (fato gerador). Para pagamento somente em 05/05/2022.

Lançamento em 06/01/2022

Lançamento em 05/05/2022

Pagamento de R$5.000,00 em 06/01/2022 referente a dois eventos contábeis (fatos geradores) futuros.

Lançamento em 06/01/2022

Lançamento em 06/01/2022

Venda de R$50.000,00 em 05/01/2022, com parcelamento em 3x (05/02/2022, 04/03/2022 e 05/04/2022).

Lançamento em 05/01/2022

Primeiro lançamento em 05/02/2022, segundo lançamento em 05/03/2022 e terceiro lançamento em 05/04/2022

Então, não é tão complicado como parece, não é mesmo?

O segredo é considerar o pagamento e o fato gerador como coisas diferentes. E, lembre-se: no regime de competência, o lançamento é feito na data do fato gerador;  

Exemplo de fato gerador:

No dia 15 de janeiro a empresa compra R$ 100.000 em mercadorias com prazo de pagamento de 90 dias.

Então, no REGIME DE COMPETÊNCIA:

Deve-se fazer um lançamento na contabilidade (módulo financeiro) de R$ 100.000 no dia 15 de janeiro, que é a data do fato gerador.

Mas, no REGIME DE CAIXA:

Os lançamentos serão feitos apenas a partir de fevereiro, nas respectivas datas dos pagamentos das parcelas.

Qual é o regime obrigatório?

A contabilidade, em geral, segue as diretrizes do Comitê de Pronunciamentos Contábeis, o  chamado CPC. Esse órgão reúne representantes de diversas entidades, inclusive do Conselho Federal de Contabilidade.

Pois bem! O CPC-00 estabelece o método de contabilização recomendado para as demonstrações financeiras das empresas no item 22. Dessa forma, a demonstração do resultado do exercício (DRE) segue esse modelo.

Essa também é a orientação para as empresas cujo capital está dividido em ações, como Magazine Luiza e Via Varejo, por exemplo. Na lei 6.404 / 76, que regulamenta essas sociedades, o artigo 177 dispõe sobre o regime de competência como regra para a escrituração desse tipo de negócio.

Por último, o regime de competência é aplicado adicionalmente à declaração de imposto de renda das empresas, sempre que o pagamento do imposto for efetuado com base no lucro real.

Porém, empresas que estejam cadastradas (enquadradas) no SIMPLES ou que declarem lucro presumido podem usar o regime de caixa, sem problemas.

Portanto, podemos concluir que o regime de competência não é totalmente obrigatório nos dois casos (empresas de lucro real e empresas de lucro presumido) e diante disso podemos concluir ainda que, empresas de lucro presumido podem optar pelo sistema de regime de caixa.  Portanto, a coisa mais simples é avaliar os benefícios e as desvantagens de cada regime.

E quais são as vantagens e desvantagens do regime de competência?

O regime de competência é empregado na construção de relatórios e demonstrativos [da empresa] voltados para a compreensão do negócio e sua capacidade de obtenção de riquezas.

Neste sentido, algumas vantagens deste modelo são:

- Demonstrar a rentabilidade do negócio, para saber se as receitas realizadas no futuro cobrirão as despesas e, consequentemente, se haverá lucro na operação;

- Excluir da análise as variações de curto prazo, tendo em vista que as receitas e despesas são consideradas em sua totalidade;

- Auxiliar na mudança de direção do empreendimento, caso os resultados sejam insatisfatórios;

- Fornecer dados para o planejamento de investimentos, como a provisão de receitas futuras (aportes extras de capital);

- Ajustar-se aos requisitos legais com mais facilidade, já que é o modelo mais aceito;

- Acompanhar a expansão dos negócios (crescimento da empresa), pois, esse regime passa a ser obrigatório na declaração de tributação quando a pessoa jurídica atinge determinado porte.

Porém, este modelo não é perfeito. Entre suas desvantagens estão:

- Ignorar a situação imediata do caixa da empresa, uma vez que a DRE (Demonstrativo de Resultados) pode incluir receitas e despesas ainda não pagas;

- Gerar falsas expectativas de receita, pois podem ocorrer gaps (espaços) entre os eventos contábeis, como pagamentos e recebimentos;

- Sufocar a receita, por exemplo, ao manter o caixa reservado, ao longo do ano, para que uma despesa registrada em janeiro, possa ser paga apenas em dezembro.

Vamos agora dar uma olhada nas vantagens e desvantagens do regime de caixa.

Quais são as vantagens e desvantagens do regime de caixa?

O regime de caixa, por sua vez, é empregado nas demonstrações associadas ao resultado e à saúde financeira da empresa, como a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC).

Suas vantagens são as seguintes:

- Demonstrar a situação do caixa da empresa com exatidão, pois, considera os pagamentos e recebimentos efetivos;

- Gerar relatório sobre a liquidez do negócio, especialmente sobre a capacidade da empresa em honrar suas obrigações com funcionários, fornecedores, etc, no curto prazo;

- Auxiliar na tomada de decisões de curto prazo, com vistas a demonstrar o que está ocorrendo no momento da decisão (compra de mais estoque ou equipamentos);

- É mais fácil de adotar e entender, pois, está mais próximo de como vemos as nossas próprias receitas (pessoais).

Dito isso, vejamos as desvantagens do regime de caixa:

- Ignora o resultado operacional, pois, no regime de caixa temos uma visão de curto prazo, ou seja, sabemos apenas o que acontece só no momento em que acontecer, é difícil fazer previsões;

- Afeta negativamente as decisões de médio a longo prazo. Por exemplo, ao indicar que há muitos recursos disponíveis por causa dos pagamentos em dinheiro. Isso não demonstra se esses valores devem ou não estar disponíveis (reservados) para arcar com despesas futuras que ainda não foram contabilizadas (lançadas);

- Errar antes e consertar depois, ou seja, se as despesas forem consideradas apenas no momento do pagamento, não há como se ter um controle prévio.

Quando muito bem analisadas, ambas as alternativas (os regimes) apresentam vantagens e desvantagens. Cada opção é benéfica para produzir uma visão distinta do negócio e, assim, facilitar as ações do gestor.

Portanto, até aqui, percebemos que o ponto central é encontrar uma forma de utilizá-los da melhor maneira possível e no momento adequado da vida da empresa.

Qual é o melhor caminho no tocante a esses dois regimes contábeis?

O regime de competência, ao mesmo tempo, esclarece e oculta informações relevantes. Como um retrato da estrutura financeira e das perspectivas da empresa, esse modelo é excelente. Com ele teremos uma visão transparente do negócio e dos possíveis ganhos ou perdas de longo prazo. Por exemplo, se temos muitas despesas a pagar no final do ano, podemos saber desde o momento do fato gerador que teremos alguma ‘turbulência’ num futuro próximo.

No entanto, uma vez que examinemos a empresa sob essa perspectiva mais geral (do regime de competência), perdemos de vista o que está acontecendo em sua vida cotidiana no curto prazo (no mês vigente).  Por exemplo, se você estiver sobrevoando uma cidade terá uma perspectiva diferente de alguém que está percorrendo as ruas daquela mesma cidade.

Nesse sentido, o regime de caixa é uma espécie de microscópio que pode ‘ler as letras miúdas’ da situação financeira da empresa. Analisar o que realmente acontece com os recursos demonstrando a saúde de uma empresa e também a adequação da receita às nossas necessidades mais urgentes.   

Portanto, essas diferentes perspectivas não parecem ser antagônicas, mas complementares. Por meio do regime de competência temos uma visão mais ampla do negócio. Ao passo que, no regime de caixa eliminamos a imperfeição da visão mais genérica do regime de competência.

Assim, cabe aos gestores possuir o conhecimento adequado sobre cada um desses dois modelos para utilizá-los adequadamente, buscando formas de obter resultados mais interessantes para o seu propósito.

É comum constatar casos de empresas que têm resultado positivo na DRE (Demonstrativo de Resultados) pelo volume de vendas e margem de lucro dos produtos, mas que possuem processos de pagamento e recebimento mal alinhados, o que afeta negativamente o fluxo de dinheiro no checkout (na hora de pagar os compromissos).

Com uma compreensão mais clara dos regimes contábeis corporativos, é possível buscar formas mais eficientes de administrar a empresa, organizar sua vida financeira e obter resultados mais interessantes.

Pois bem! Com tudo o que foi exposto, você não terá muitas dificuldades em extrair o que há de melhor em cada modelo. Afinal, você já tem toda a informação para determinar a diferença entre o regime de caixa e o regime de competência e assim criar a sua estratégia para utilizá-los em benefício da sua empresa.  

 

 

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