Como fazer controle de custos e despesas?

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Hoje veremos o controle de custos e despesas de um negócio, e como sabemos, para o sucesso de qualquer empresa é fundamental ter um controle de custos eficiente e isso independe do tamanho da empresa ou do segmento de atividade da mesma. Sendo que um bom controle de custos vai muito além de apenas somar e subtrair valores, é preciso uma boa gestão e muito planejamento para se alcançar o resultado desejado. Se você ainda tem algumas dúvidas para fazer um bom controle de custos do seu negócio, nos acompanhe neste artigo onde vamos analisar os principais pontos de um bom controle de custos que deve ser empregado em qualquer tipo de empresa.

Começamos por determinar a diferença entre controle de custos e despesas

Antes de mais nada precisamos entender como proceder para fazer o controle de custos e despesas de forma adequada. Dessa maneira poderemos ter um controle de custos e de despesas que observe diretrizes objetivas e que resulte em bons resultados para o negócio.

Podemos definir custo como o valor gasto para produzir as manufaturas (produtos) e serviços da empresa. Sendo que despesa está ligada ao valor gasto com as demais atividades necessárias para que o negócio possa operar.

Dessa forma:

Custos: O gasto proveniente da compra ou produção de manufaturas. Exemplos de custos:

- Matéria-prima;
- Folha de pagamento;
- Logística necessária para manter o fluxo de matéria-prima da produção;
- Gastos com embalagens;
- Depreciação dos equipamentos de produção.

Despesas: Gastos provenientes da administração do negócio, exemplo:

- Café servido no escritório;
- Marketing e publicidade;
- Serviço de internet;
- Folha de pagamento da administração;
- Material de expediente.

Se você em algum momento tiver dúvidas sobre se um gasto deve ser classificado como CUSTO ou DESPESA, faça a seguinte análise: Se eliminarmos esse GASTO, teríamos algum prejuízo para a atividade de produção da empresa? Se o resultado for SIM, então temos um CUSTO, se por outro lado, o resultado for NÃO, então temos uma despesa.

Mas isso não é tudo, ainda precisamos ir um pouco mais fundo se quisermos entender exatamente como ocorrem os gastos do negócio.

Custos fixos e variáveis

Custo fixo

Os gastos que não sofrem nenhuma alteração em decorrência da oscilação, baixa ou aumento, do volume de produção, podem se considerados CUSTOS FIXOS. Um bom exemplo seria o preço do aluguel do imóvel onde a empresa está instalada ou mesmo o custo de depreciação das máquinas.

Custo variável

Porém, os gastos que sofrem variações em decorrência do aumento ou diminuição dos níveis de produção, devem ser considerados como CUSTO VARIÁVEL. Exemplo disso são: matéria-prima e embalagens empregadas na fabricação e acondicionamento dos produtos fabricados.

Despesas fixas e variáveis

Despesa fixa

Neste ponto temos exatamente a mesma metodologia dos custos fixos e variáveis. As despesas fixas, também não sofrem nenhum tipo de variação em decorrência do volume de produção. Um bom exemplo disso seria o preço do IPTU do imóvel onde a empresa está instalada.

Despesa variável

Quando um fator como a comissão dos vendedores incide sobre o custo de produção, então pode ser considerada como despesa variável

Despesas operacionais

Além dos custos fixos e variáveis e das despesas fixas e variáveis, ainda precisamos considerar as despesas operacionais. As despesas operacionais são aquelas importantes para o andamento das atividades do negócio.

Essas despesas podem ser decorrentes do setor comercial, tais como:

Gastos com marketing e propaganda;
Comissão da equipe de vendas;
Deslocamento para reuniões com clientes;
Brindes;
Fretes, etc.

Podendo ainda ser de origem administrativa, tais como:

Pagamento de salários;
Pagamento de impostos;
Benefícios adicionais: plano de saúde, vale-refeição;
Assessoria de contabilidade;
Demais contas de água, luz, seguros.

A questão agora é: Como fazer um controle de custos?

Já temos as informações necessárias para entendermos como se dá a compilação de custos e despesas, nosso próximo passo é encontrar formas para implementar um controle de custos no negócio.

Tudo começa com a separação entre gastos fixos e gastos variáveis;

Após termos a definição clara sobre os custos da empresa, precisamos registrar com a máxima precisão todas as despesas, além de fazer uma previsão de gastos e receitas para um determinado período.

Podemos fazer os seguintes questionamentos: Será que no mês que vem a receita da empresa será igual a receita do mês corrente? Quais serão os gastos necessários para atingir essa mesma receita?

Esse é um exercício que precisa ser feito todos os meses, dessa forma poderemos saber como se dará o 'comportamento' de cada gasto, quando comparado com o faturamento da empresa.

Neste ponto os dados armazenados no sistema de gestão da empresa são de suma importância, sendo que devemos sempre levar em consideração o lançamentos das despesas futuras no sistema de gestão. Interessante também comparar o percentual de cada uma das despesas em relação ao total previsto de gastos.

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Eliminando gastos

Analisando os dados do sistema de gestão é possível identificar quais são os gastos que mais incidem sobre o orçamento ao longo do exercício e determinar quais devem ser eliminados.

Assim, podermos até mesmo decidir por terceirizar alguma atividade que até então está sendo feita internamente, um bom exemplo disso pode ser o setor de TI, marketing onde seriam eliminadas despesas de escritório.

Mas procure evitar os cortes muito radicais, que possam gerar algum tipo de animosidade entres os colaboradores, o que poderia causar queda na produção no curto prazo.

Fazendo a gestão do estoque

Buscar ser mais competitivo em seu segmento de atuação é uma constante na vida das empresas, dessa forma a implementação de ações de diferenciação e redução de custos deve fazer parte do cotidiano. Redução de custos é preponderante para qualquer negócio.

Manter um grande volume de estoque pode comprometer o fluxo de caixa, em contra partida um estoque muito pequeno pode ocasionar paradas na linha de produção e atrasos no cronograma de entrega de produtos. E é justamente aqui que um bom sistema de gestão pode fazer a diferença.

Redução de Custos

Imprevistos e demandas sazonais

Talvez seja necessário fazer a contratação de mão de obra adicional em determinadas épocas do ano, ou quem sabe até mesmo, para atender uma demanda específica de um novo cliente.

Ou ainda uma adequação inesperada numa instalação da empresa, e é justamente por isso que o gestor deve criar uma reserva de caixa para poder arcar com esses imprevistos de última hora.

E para terminar.

Ter controle de custos eficiente é importantíssimo para a saúde da sua empresa, assim teremos uma visão mais ampla e completa da saúde financeira do negócio. Para ter mais controle e uma visão mais clara sobre o seu fluxo de caixa implemente um sistema de gestão moderno e amigável na sua empresa. Conheça o MarkupEmpresa. Clique aqui e faça um teste por 10 dias sem compromisso.