Como fazer ordem de serviço

Uma dúvida muito comum, principalmente entre os empreendedores iniciantes do setor de serviços, é a seguinte: como  criar uma ordem de serviço na oficina? Esse questionamento é muito relevante, pois a O.S ajuda a comprovar que um determinado  serviço foi, de fato, prestado ao cliente. Além disso, é um excelente procedimento para  profissionalizar seu atendimento e ganhar ou aumentar a credibilidade da empresa frente aos clientes.

Pensando na importância desse assunto para os prestadores de serviço, explicaremos  detalhadamente o que é uma ordem de serviço, ainda falaremos sobre a importância deste documento na oficina e demais empresas do setor de serviços.

Também destacaremos as maiores vantagens de empregar um sistema de ordem de serviço dentro da sua oficina mecânica, explicaremos quais são os elementos necessários da O.S.  Além disso, destacaremos a forma de informatização do processo de geração de O.S. Então, fique conosco.

O que é uma ordem de serviço?

Este é um procedimento padrão por parte das empresas mais modernas, incluindo oficinas mecânicas e isso acontece porque, por meio deste documento, torna-se possível formalizar o trabalho para o qual a empresa foi contratada, ou seja, registrar o serviço prestado ao  comprador. Também é importante destacar que a ordem de serviço é fundamental na organização da quantidade e qualidade dos materiais necessários para a execução dos serviços.

Além disso, também é importante para preparar as equipes de trabalho para realizar uma tarefa específica. Com o passar do tempo, é natural que as tarefas aumentem dentro da oficina mecânica.  Por esse motivo, a necessidade de registrar de forma organizada as atividades também aumenta  e, portanto, a ordem  de serviço é incrivelmente útil nesse contexto.

Para que serve a ordem de serviço? 

Destacamos anteriormente que a ordem de serviço formaliza o serviço prestado a um cliente. Mas, vai muito além, disso, a O.S é um documento que demonstra o serviço prestado, o tipo e valor da mão de obra, além dos materiais/peças utilizadas.

E neste contexto, também é importante salientar que é imprescindível fazer a atualização do status da O.S para que seja possível verificar se os prazos de execução estão sendo cumpridos dentro do cronograma que foi estipulado.

Dadas às características descritas acima, podemos considerar que a ordem de serviço funciona como uma ferramenta de apoio para a gestão dos pequenos negócios.

Isso ocorre porque o documento prevê a organização das demandas que serão atendidas durante um determinado período e também autoriza o início das atividades.

Desta forma, diremos que a ordem de serviço pode ser uma ótima ferramenta de gestão, pois permite um olhar apurado sobre as demandas da empresa, e com isso, fica muito mais fácil prepará-las e entregá-las, com eficiência e dentro do prazo.

Quais são os benefícios de usar um sistema de ordem de serviço na sua oficina mecânica?

O uso da ordem de serviço oferece muitos benefícios para as oficinas mecânicas. Dentre eles estão a transparência para os clientes, a redução de erros, o ganho de produtividade e a otimização do tempo. Vamos  destacar essas questões  de forma mais completa começando pela transparência para os clientes.

Uma ordem de serviço bem feita fornece maior transparência para o cliente

Sem dúvida, esta é, muitas vezes, um dos maiores benefícios proporcionados pela ordem de serviço para oficinas mecânicas.

A emissão do documento ajudará sua empresa a desenvolver uma relação de transparência e confiança com os clientes, principalmente com aqueles que estão chegando agora.

Isso porque, o comprador saberá exatamente o serviço que foi prestado, o valor a ser pago e também a previsão de execução de um determinado reparo dentro da oficina mecânica.

Construir uma relação de confiança e transparência com os clientes é um dos maiores segredos de uma empresa de sucesso.

Quando isso acontece, as pessoas tendem a ter uma imagem positiva do negócio e podem voltar a comprar ou talvez recomendar a sua empresa para os amigos, ajudando a expandir ainda mais a base de clientes e aumentar a receita.

Programa de ordem de serviço e a redução de erros

Como dentro da ordem  de serviço há uma previsão dos materiais a serem utilizados na  execução do serviço e também qual atividade será executada, há uma diminuição no número de erros e no retrabalho.

Isso porque, os funcionários saberão exatamente quais são as funções que devem ser executadas, os materiais necessários e a forma como devem ser desempenhadas as tarefas.

Vale ressaltar também que os erros tendem a ser menores se sua empresa possui um sistema de gestão empresarial que faça a emissão e gerenciamento de ordens de serviço.

Isso pode ser porque, ao usar uma ferramenta automatizada, não será necessário emitir ordens manuscritas. E com isso, as possibilidades do documento ser lançado de forma errada são reduzidas.

Um sistema de O.S contribui para a diminuição de custos

Com a diminuição do número de erros, também se reduz o retrabalho e dessa forma sua empresa economizará recursos preciosos, como o tempo de retrabalho para corrigir erros. Assim, podemos dizer que as ordens de serviço contribuem para reduzir as despesas operacionais da empresa.

Ordem de serviço ‘otimiza’ a produtividade

Também como consequência da redução do número de erros, podemos dizer que a ordem de serviço em oficinas mecânicas e demais empresas de prestação de serviços, contribui para a otimização da produtividade.

Isso acontece porque se reduz o retrabalho e, consequentemente, sua empresa poderá  realizar mais tarefas em menos tempo e com o emprego de menos recursos. Desta forma, sua  oficina tende a ser mais eficiente e rentável.

O que uma ordem de serviço de oficina mecânica deve conter?

Não há muitos segredos sobre esta questão. A ordem de serviço de oficina mecânica deve incluir o nome do serviço que foi prestado, os materiais necessários para a execução e o valor do serviço prestado.

Vale ressaltar também que a ordem de serviço pode ter, inclusive, o nome do profissional responsável pelo serviço, laudo técnico, motivo da solicitação do cliente, problema resolvido dentro do prazo serviço e, portanto, o horário de início e término da execução de uma determinada demanda.

Desta forma, podemos dizer que os dados presentes na ordem de serviço autorizam o início de um determinado serviço e são adicionalmente muito úteis para futuras consultas de informação.

Como esse processo pode ser informatizado?

A boa notícia é que a ordem de serviço de oficinas mecânicas pode ser facilmente informatizada.

Isso pode ser possível através de um sistema de gestão empresarial. Essa ferramenta oferece  uma visão global da empresa e também automatiza diversas tarefas, como a emissão de ordens de serviço integrada com o contas a receber do módulo financeiro, por exemplo.

Desta forma, podemos considerar que essa ferramenta pode ser uma grande aliada para ajudar no crescimento do seu negócio.

Mais produtividade, manos custos.

Isso geralmente ocorre porque sua empresa se torna muito mais produtiva e pode reduzir custos, além disso, você terá uma visão mais ampla de todo o seu negócio, o que pode facilitar a tomada de decisões.

A criação de uma ordem de serviço é uma tarefa fundamental em oficinas. Práticas simples como essa contribuem para a profissionalização do seu negócio. Além disso, também ajudam a comprovar os serviços prestados aos clientes. E isso garante mais transparência e confiabilidade.

Como criar  uma ordem de serviço  em sua oficina

Ter um sistema de Ordem de Serviço numa empresa é o primeiro passo para organizar todo um setor de atendimento de maneira a ter controle absoluto. Você terá todos os atendimentos feitos aos clientes, desde de o orçamento até o fechamento da O.S em um só lugar. 

Com o módulo de O.S do sistema MarkupEmpresa você terá todo o histórico de atendimento dos seus clientes na palma da mão, bastando buscar pela placa do veículo.   

E o melhor de tudo, o módulo de O.S é integrado com o vendas, financeiro e com o histórico de compras dos clientes.

Sem retrabalho. Dê adeus à velhas planilhas do Excel e modernize a sua oficina mecânica ou oficina de lanternagem, funilaria, chapeação ou estética automotiva.

Na tela de geração de ordem de serviço do MarkupEmpresa temos as informações totalmente organizadas por seção:

- DADOS DO CLIENTE
- DADOS DO VEÍCULO
- STATUS E PRAZOS
- OBSERVAÇÕES
- INVENTÁRIO DE PRODUTOS E SERVIÇOS
- LISTA DE PRODUTOS
- RELAÇÃO DE SERVIÇOS
- PAGAMENTO